Outsourcing funkcji IOD

W wielu firmach procesy ochrony danych osobowych są niezwykle skomplikowane i wymagają dużego nakładu pracy, a przede wszystkim wiedzy eksperckiej Inspektora Ochrony Danych (IOD). Często wyznaczenie IOD wewnątrz organizacji jest ograniczone z powodu obostrzeń nałożonych dla osoby pełniącej tę funkcji – min. nie może ona być bezpośrednio podległa osobom, które odpowiadają w firmach za obszary przetwarzania danych osobowych (np. dyrektor HR raportujący do Zarządu, czy dyrektor IT).

Zazwyczaj najlepsze dla firmy, jak i optymalne kosztowo jest powołanie IOD z niezależnej firmy, która świadczy tego typu usługi.

Zalety powołania do pełnienia funkcji IOD pracownika DPAG:

  • Ciągłość działania – każdy Klient ma co najmniej dwóch opiekunów. Nie ma przestojów w obsłudze, co jest istotne szczególnie przy zgłoszeniach naruszeń i incydentów.
  • Wiedza z obszaru przetwarzania danych osobowych – nasi pracownicy na bieżąco szkolą się, uczestniczą w kursach, a także sami są prelegentami i szkoleniowcami na różnego rodzaju wydarzeniach branżowych.
  • Ubezpieczenia zawodowe – wszyscy pracownicy wyznaczeni do pełnienia funkcji IOD u naszych Klientów posiadają dodatkowe ubezpieczenia zawodowe od pełnienia funkcji IOD w podmiotach trzecich.
  • Optymalizacja kosztów – każda wycena jest przygotowywana dla konkretnego podmiotu na podstawie informacji z formularza kontaktowego i dodatkowej rozmowy telefonicznej – każda firma ma precyzyjnie dopasowaną liczbę godzin obsługi do wymagań operacyjnych.

Nie wszystkie firmy obligatoryjnie musza posiadać zarejstrowanego Innspektora Ochrony Danych, dla większości z nich jest to funkcja fakultatywna.

Jednak mnogość zalet wynikających z powołania IOD jest na tyle duża, że większość firm decyduje się na powołanie IOD u siebie w firmach.

Przede wszystkim to:

  • bieżąca obsługa w całym obszarze ochrony danych osobowych
  • opiniowanie umów
  • w cenie obsługi rocznej jest sprawdzenie roczne po około 1 roku współpracy
  • szkolenia nowych pracowników
  • aktualizacja dokumentów w przypadku zmian w otoczeniu biznesowym
  • IOD jest kontaktem nie tylko dla pracowników firmy i UODO, ale także dla osób fizycznych – dane Inspektora są na stronie internetowej.