Audyt

Nasi specjaliści cały czas pogłębiają znajomość przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. Na bieżąco analizujemy interpretacje Urzędu Ochrony Danych Osobowych – UODO, a także wymieniamy się doświadczeniami z innymi Inspektorami Ochrony Danych – IOD na spotkaniach branżowych i szkoleniach. Jest to niezwykle istotne przy przygotowywaniu dokumentacji.

Audyt wykonywany jest w siedzibie klienta lub/i zdalnie. Podstawą audytu są wywiady z kierownictwem działów, w których przetwarzane są dane osób fizycznych lub (o ile taka funkcja została powołana) z Inspektorem Ochrony Danych – IOD, koordynatorem projektu.

W kolejnym kroku analizowane są procesy wewnątrz organizacji, a także obowiązujące dokumenty, min.:

• z zakresu ochrony danych osobowych: Polityki Bezpieczeństwa, upoważnienia i inne;
• pod kątem przestrzegania praw osób fizycznych w zakresie przetwarzania ich danych osobowych, min.: obowiązek informacyjny, klauzule na materiałach informacyjnych i stronach internetowych, polityki prywatności;
• procesy realizowania praw osób fizycznych wynikające z RODO, min.: prawo wniesienia sprzeciwu przetwarzania danych, proces usuwania / anonimizacji danych osobowych;
• analiza umów z kontrahentami w stosunku do których nasz klient jest administratorem danych osobowych, min.: umowy handlowe, umowy powierzenia;
• analiza przesyłu danych poza EOG wraz z dokumentacją.

Równolegle z analizą dokumentów jest wykonywany audyt teleinformatyczny w zakresie ochrony danych osobowych, który zawiera min.:

• analiza Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym (o ile taki dokument został uprzednio stworzony) i jej zgodności z obowiązującymi procedurami;
• w przypadku braku dokumentacji przeprowadzamy wywiady z personelem i sprawdzenia systemów w zakresie zabezpieczenia danych osobowych;
• weryfikujemy stosowane zabezpieczenia informatyczne (min.: procedura nadawania uprawnień, procedura zmiany haseł, stosowane VPN, programy antywirusowe);
• analiza zabezpieczeń fizycznych stosowanych w obiektach (min.: dostęp do serwerowni, monitoring wizyjny w obszarach wysokiego ryzyka, zabezpieczenia magazynów i archiwów);
• analiza firm i osób trzecich przebywających w obszarach przetwarzania danych osobowych (personel sprzątający i techniczny).

Wdrożenia RODO – czyli przygotowanie wymaganej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych  następują zawsze po wykonaniu przez nasz zespół audytu zgodności przetwarzania danych osobowych.

Dokumenty są przygotowywane wegług zaleceń poaudytowych lub na podstawie raportu.

Wdrożenie RODO polega na przygotowaniu pełnej dokumentacji wymaganej prawem.

Do ustandaryzowanych dokumentów należą między innymi:

• Polityka Bezpieczeństwa wraz załącznikami,
• Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym,
• wzory upoważnień,
• polityki prywatności,
• odpowiednie obowiązki informacyjne,
• instrukcje (np.: monitoringu, bądź zgłoszeń naruszeń).

Warto nadmienić, iż DPAG nie pracuje na ustandaryzowanych wzorach dokumentacji.

W naszej firmie każdy klient otrzymuje dokumenty przygotowane induwidulanie, odpowiadające jego organizacji i potrzebom.

Po wdrożeniu organizujemy zarówno dla zarządów, jak i pracowników szkolenia z zasad ochrony danych osób fizycznych wdrożonych w organizacji.

Obsługa i szkolenia prowadzone są w języku polskim i angielskim.
Obszerne dokumenty, a także tłumaczenia specjalistyczne wykonywane są przez agencję tłumaczeń, z którą DPAG ma podpisaną umowę.